A gestão da informação e documentos permite organizar, proteger e disponibilizar informações importantes para o funcionamento da empresa.
Uma organização eficiente reduz perdas de documentos, informações desencontradas, retrabalho e dependência do conhecimento armazenado apenas com determinadas pessoas.
1. O que é Gestão da Informação
É o conjunto de práticas utilizadas para coletar, organizar, armazenar, atualizar e disponibilizar informações necessárias às atividades da organização.
O objetivo é garantir que a informação correta esteja disponível para a pessoa certa no momento necessário.
2. Organização de Documentos
Os documentos devem seguir uma estrutura simples e padronizada.
Podem ser organizados por:
• departamento
• processo
• cliente
• fornecedor
• contrato
• projeto
• período
• tipo de documento
3. Padronização de Arquivos
Defina regras para nomes de arquivos e pastas.
Exemplo:
CONTRATO_CLIENTE_2026_001
Uma nomenclatura padronizada facilita pesquisas e reduz arquivos duplicados.
4. Controle de Versões
Documentos importantes devem possuir controle de versão.
Exemplo:
Versão 01 — documento inicial
Versão 02 — primeira revisão
Versão 03 — versão atualizada
Isso evita que equipes utilizem documentos antigos.
5. Controle de Acesso
Nem todas as informações devem estar disponíveis para todas as pessoas.
Defina permissões de:
• visualização
• edição
• compartilhamento
• exclusão
• aprovação
6. Arquivamento
Crie critérios claros para documentos ativos e documentos arquivados.
Documentos utilizados frequentemente devem permanecer facilmente acessíveis.
Documentos antigos podem ser transferidos para arquivos históricos conforme sua necessidade de retenção.
7. Segurança das Informações
Informações importantes devem possuir mecanismos de proteção.
Utilize:
• senhas seguras
• controle de usuários
• cópias de segurança
• armazenamento confiável
• autenticação em dois fatores quando disponível
8. Backup
Nunca mantenha informações importantes em apenas um local.
Estabeleça uma rotina de backup para reduzir riscos de perda por falhas, exclusões acidentais ou problemas nos equipamentos.
9. Gestão do Conhecimento
Além dos documentos, a empresa deve registrar conhecimentos importantes sobre suas atividades.
Procedimentos, experiências, soluções de problemas e boas práticas devem ser documentados para reduzir a dependência de pessoas específicas.
10. Revisão Periódica
Documentos e informações devem ser revisados periodicamente.
Verifique:
• documentos desatualizados
• arquivos duplicados
• permissões inadequadas
• documentos sem identificação
• informações que precisam ser atualizadas
Checklist rápido
☐ Existe padrão para organização das pastas
☐ Os arquivos possuem nomes padronizados
☐ Documentos importantes possuem controle de versão
☐ Existem permissões de acesso definidas
☐ Existe rotina de backup
☐ Documentos antigos são arquivados corretamente
☐ Procedimentos importantes estão documentados
☐ Existe revisão periódica das informações
Resultado esperado
Uma boa gestão da informação permite encontrar documentos rapidamente, preservar o conhecimento da empresa, aumentar a segurança e reduzir erros e retrabalho.
Universidade Setup — conhecimento prático para aplicação no mundo real.